Tempos de crises econômicas e de alta inflação sempre requerem alguns cuidados financeiros quando o assunto é custos operacionais. Afinal, as viagens de negócio, ao mesmo tempo que são oportunas para o crescimento de uma empresa, podem significar gastos.
A reunião de todos os funcionários de uma empresa pode ser uma tarefa difícil, ainda mais quando os colaboradores são de regiões distantes da sede.
Por isso, antes dos encontros físicos, é essencial colocar na balança os custos operacionais em viagens que andam sendo gastos pelo seu negócio. Seriam eles essenciais ou dispensáveis?
Confira a seguir algumas dicas para entender melhor se os custos operacionais que tangenciam uma viagem são investimos ou gastos. Além disso, depois destas dicas você compreenderá melhor como reduzi-los.
1. Compreenda se a viagem é indispensável
Antes de pensar em um planejamento estratégico dos custos operacionais em viagens, o melhor mesmo é entender se os deslocamentos são essenciais.
Vivenciamos momentos de forte crescente das plataformas digitais. E assim, estamos aprendendo que serviços, antes feitos de forma presencial, podem facilmente ser feitos como trabalhos remotos.
Nesse sentido, o primeiro ponto a se analisar é: os serviços ofertados e todos os setores que são mobilizados para esta oferta dependem da presença física de todos os colaboradores?
Se a resposta for não, o melhor é pensar em propostas de comunicação online ou ainda em algo misto, que tal ora um encontro físico, ora um encontro virtual?! Aliás, talvez a presença física de todos os funcionários possa ser reduzida à presença física dos responsáveis por cada setor.
2. Aposte em reuniões à distância
O fato é que em momentos de “uma mensagem no WhatsApp bastaria”, a alta tecnologia investida em canais de comunicação, como: Slack, Meet e Teams pode ser efetiva para redução de custos desnecessários.
E lembre-se, o uso de canais de comunicação virtual não reduz apenas o custo operacional com viagens, mas também economiza o tempo de trabalho de seus colaboradores.
Considerando o tempo perdido no trânsito, as chamadas virtuais são ótimas soluções para sanarem desde um problema pontual até aquela decisão importante que requer rapidez.
Além disso, comunicações por meio de plataformas digitais ainda abrem espaço para que você construa um time diversificado, considerando que não perderá grandes talentos devido aos limites geográficos. Assim, nada te impedirá de efetivar a contratação de colaboradores de diferentes partes do Brasil e (por que não?) do mundo.
3. Utilize-se de ferramentas de gestão de projetos
Uma forma contundente de diminuir os custos operacionais em viagens é implementar na empresa o uso de metodologias ágeis. Deste modo, seus projetos serão realizados de forma mais eficaz, dinâmica e rápida.
Por meio de métodos como o SCRUM, Basecamp e Trello, é possível unir um time a quilômetros de distância, sem comprometer em nada o rendimento da execução de suas tarefas.
Basta que todos os colaboradores estejam integrados aos recursos das ferramentas, que a comunicação poderá ser tão efetiva quanto a presença. Aliás, ferramentas de gestão de projetos são tão eficazes virtualmente quanto fisicamente, fica aí a dica.
4. Mapeie os gastos e planeje-se!
Viagens levam dinheiro, tempo de vida e já falamos em dinheiro? Por essas e outras razões, considerando que as viagens de negócios são essenciais ao seu negócio, o melhor é mapear com assertividade os gastos.
Busque listar todos os gastos referentes às viagens dos colaboradores. Afinal, bem sabemos que o gasto não diz respeito somente a passagens, mas também ao alojamento e à alimentação durante o período que estiverem fora.
Feito isso, agora cabe o famoso planejamento. Se a reunião é essencial, que tal planejá-la com antecedência, se possível, a fim de aproveitar as melhores possibilidades de economia?
As melhores preparações se fazem ver na antecedência, afinal, a partir dela é possível levar voos mais baratos, pacotes de hotéis por ótimos descontos e, claro, fechar parcerias sólidas.
5. Pesquise preços
Como dizíamos, a antecedência é a melhor amiga do preparo. Por isso, a redução dos custos operacionais em viagens perpassa a pesquisa recorrente do melhor pelo mais barato.
Independente se a procura é um hotel, uma companhia aérea ou o aluguel do ponto de encontro, sempre pesquise e compare preços.
Aliás, quando o assunto é pesquisa, faça do Google o seu melhor aliado. Afinal, não tem como ficar na mão com o mecanismo de busca, considerando que os melhores resultados são sempre aqueles que vão ao encontro da intenção de busca do usuário.
Além disso, já existem muitas plataformas que podem te auxiliar em suas buscas. Dentre elas, para hotéis indicamos o Trivago e Booking. Já para passagens aéreas: Decolar, Melhores Destinos e KAYAK.
Prontinho! Agora você já está por dentro de como operar perante a redução de custos operacionais em viagens. Não se esqueça, não há custo que não possa ser revisto e planejado.
Se quiser se inteirar de mais dicas com essa, então não deixe de ler as nossas demais publicações sobre economia aqui no site. Garantimos que você irá se surpreender. Até a próxima!
